Se fino ad oggi la gestione del flusso documentale in azienda richiedeva tempo e risorse, finalizzati non soltanto all’efficienza interna ma anche alla protezione delle informazioni, la nuova soluzione KYOcapture 5.0 permette a ogni ‘System Administrator’ di gestire l’automazione del flusso documentale in modo semplice e versatile. Tale software, nato in casa Kyocera, infatti, ha il compito di automatizzare la conversione dei documenti che devono essere inseriti nel flusso della documentazione aziendale. KYOcapture consente dunque di elaborare e razionalizzare il ‘workflow’ per ridurre i costi gestionali, aumentare l’efficienza e custodire i dati in completa sicurezza.
Individuazione degli obiettivi e analisi preliminare sono le azioni indispensabili per creare un processo ad hoc con KYOcapture 5.0. Non esistono, infatti, modelli predefiniti, bensì la possibilità di creare step by step, dalla prima all’ultima azione, il proprio ‘set up’ documentale coerente con le linee guida aziendali. Una volta configurato il Dna del ‘workflow’ tramite il ‘Process Designer’, un’interfaccia grafica che utilizza la tecnologia ‘drag&drop’, elaborare e distribuire le informazioni diventerà un’operazione automatica per tutti gli utilizzatori. Basterà, ad esempio, inserire il documento nell’alimentatore del sistema multifunzione e selezionare direttamente dal display l’icona personalizzata del proprio ‘workflow’, creata da KYOcapture. Una macro gestirà in modo automatico e trasparente tutte le funzioni necessarie, recapitando tali dati alla persona di competenza nei formati richiesti e nei ’repository’ definiti.
La prima fase d’intervento è la “cattura” del dato, sia questo in formato cartaceo sia digitale, da differenti dispositivi network, ovvero i sistemi multifunzione (Kyocera e non), scanner, e-mail, fax o cartelle su Pc.
Una volta acquisito, il dato è elaborato tramite i diversi ‘tool’ offerti in bundled (OCR, PDF searchable, Bar code, Encryption etc) e viene quindi indirizzato verso database, cartelle Pc in rete, e-mail e fax, oltre a consentire anche la connessione a un’applicazione DMS.
Particolarmente adatto per aziende medio-grandi con un’elevata produzione documentale, la soluzione KYOcapture 5.0 può essere integrata in tutti i network condivisi e connessa ai sistemi di gestione documentale più diffusi. Per le realtà più piccole è disponibile la versione KYOcapture Express5.0, che include le funzioni ‘entry level’ con il grosso vantaggio di offrire una gestione del ‘workflow’ a un costo più contenuto e la possibilità di passare alla versione superiore nel momento in cui il volume del ‘workflow’ diventi più significativo.
Confermando il valore aggiunto a beneficio dei clienti, Kyocera Mita continua dunque a progettare soluzioni che integrano software, hardware e un servizio pre e post-vendita con un alto standard qualitativo.
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